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香港城大首席信息官:高校CIO需要做好数据架构设计

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大学是一种古老而又现代的社会组织,既仍然保留创立之初就有的人才培养使命,不断招收、训练一批批年轻人,又应时代要求,逐步增加了科学研究、社会服务、文化传承、国际交流等职能。

在传统与革新之间,大学不断探索,有的高校已开始利用新技术支持教学、学习、科研、管理工作(参见《大数据能帮助学生毕业?美国高校的新玩法》)。

香港城市大学(下称“城大”)是其中的典型,2000年,该校成为香港首个设立首席信息官(Chief Information officer,下称“CIO”)职位及其首席信息官办公室(Office of the CIO)的大学,而后者的使命(mission)是,通过提供科技战略领导和创新信息技术解决方案,推动城大完成自身核心使命,支持所在社区的发展。

乍听起来,城大CIO及其领导的CIO办公室的使命可并不简单,那么,他们又是如何完成的呢?香港城市大学(以下简称“城大”)CIO克里斯蒂安·瓦格纳教授(Prof. Christian Wagner)为我们带来解读。

通过和瓦格纳教授的访谈,发现了两条脉络

  • 作为城大CIO,瓦格纳负责统筹整个学校的信息技术发展和应用工作,也就跻身学校管理层之列,他需要寻求其他管理层人士(包括学校信息服务治理委员会成员、教务长团队)和校内部门、院系领导等利益相关方的支持,推动打破校内数据孤岛,实现数据互通、共享。
  • 作为城大CIO,瓦格纳也深知技术的威力,自其接任起,就决定必须要在校内创建底层统一的数据结构,让数据能在各部门、院系之间顺畅流动,乃至向上服务到决策层。同时,管理层还意识到要深入了解基层院系、部门和学生的需求,真正以解决问题为导向。

访谈人物:

克里斯蒂安·瓦格纳,香港城市大学CIO,创意媒体学院客座教授,学校分管质量保证副教务长。瓦格纳教授1996年加入香港城市大学,2016年10月成为该校第3任CIO。主要研究方向为基于信息的决策支持体系、虚拟社区(维基百科和博客等)信息和知识管理研究、基于信息技术的战略规划制定和绩效管理研究。

关于责任与素养

作为城大的CIO,你如何看待这份工作?当初为什么要接受这样一个职位?

瓦格纳:我已在城大工作20余年,切身感受到城大在持续发展中的短板。我之前曾想过,如若自己接任了城大的CIO,我可以通过积极的变革让学校发展得更好,这是我接受这个职位的初衷。让城大成为一所更好的大学,对我而言,既是挑战也是机会。担任城大的CIO无疑意味着巨大的责任,因此决定接受这个职位是经过慎重考虑的。

你平时应该很忙,是如何平衡好工作和科研的?

瓦格纳:毫无疑问,的确很繁忙。在担任CIO之前,我在学校同时担任多个职务。我是学校分管教学的副教务长,需要花很多时间确保学校的教学质量,从而我个人的科研工作只占很小的一部分。因此,我尽量寻找能将自己科研兴趣与管理工作加以结合的研究领域。我首先是学校的管理者,然后是一名科研人员。

你认为,一个优秀的CIO需要具备哪些核心特质?

瓦格纳:毫无疑问,作为一个跟信息频繁打交道的职位,对技术的深刻理解是一名优秀CIO必备的特质。除此之外,还需要深入理解学校的运作管理,特别是教学、科研如何运作以及他们的需求是什么,这也是我们校长特别希望由一名教授出任CIO的原因所在,因为这样学校作为学术机构的需求将会和信息技术更加紧密融合。也是就是说,需要同时理解业务运作和信息技术。

此外,管理人的技巧、与不同部门和人员进行高效的沟通也非常重要,例如招聘人才,向非信息技术部门的人员解释我们的工作,说服他们提供数据,等等。我深刻地体会到知人善用的重要性,这需要有很高的情商。

如何搭建信息化团队

你是如何进行团队建设的,在此过程中都遇到过什么问题?

瓦格纳:人才管理对我来说是非常重要的工作。目前,信息行业,尤其是教育科研领域面临人才短缺的困境。城大信息化团队中有多名成员即将退休,我需要尽快找到可以补充这些职位的候选人。面对信息行业激烈的竞争,我们有时也需要通过提高薪资来吸引和留住优秀人才。此外,随着科技的快速发展,如何保持信息化团队积极进取、与时俱进也是我们面临的另一大挑战。

在补充职位空缺时,你更倾向于提升内部人才还是招聘外部人员?

瓦格纳:这两种方式我都在采用。内部招聘能激励内部团队,试想一下,若是一个高级管理人员退休了,我从内部提拔另外一个人来接替这个职位,通过内部提拔,一个人的退休促成了诸多人职位的晋升,这是大家非常喜闻乐见的职位发展途径。

若是我通过外部招聘来补充空缺职位,这些内部晋升以及晋升带来的激励效果是不可能出现的,这可能会抑制内部团队成员的积极性。所以更多时候,我需要在这两种招聘方式中权衡。有时,我需要要通过内部招聘晋升员工;有时,为了引入新的想法和举措,我需要通过外部招聘补充团队。

在提升团队的职业素质方面,你都有哪些举措?

瓦格纳:举例来说,我们有跨学科团队,让来自不同部门的同事,例如应用开发团队、计算机服务团队和CIO办公室,组成团队,从各自角度分享、交流彼此之间的想法。通过这种方式,他们就可以相互学习不同学科和技术领域。目前,有的小组正在关注新技术,而其他小组可能在关注如何处理信息安全问题,或如何提升用户体验这样的课题。

信息战略规划

你是如何制定城大信息发展的战略规划的?在这个过程中,你得到了哪些部门的支持呢?

瓦格纳:要想成为一名成功的CIO,我需要和各利益相关者密切合作。在管理层面,我们的信息事务就由信息服务治理委员会具体管理。委员会负责讨论战略方向和具体措施,成员包括学校行政副校长、学生事务副校长和科研技术副校长,他们也都是我在战略规划制定中的支持者。

同时,由于我还是学校的副教务长,所以我也得到了教务长团队的支持。再者,来自各个院系领导的支持也至关重要。简而言之,我需要获得多方的支持,包括学校高级管理者,以及各个院系的管理者。

我们发现,城大有一个“网站重塑项目”,当时为何要设计这个项目,具体又如何实施的?

瓦格纳:在过去10多年里,城大的很多院系都有自己的网站,它们各自为战,使用简单的工具搭建网页。但随着时间推移,人们对大学网页的认识改变了:大学的网页可以进行品牌展示、信息交流、知识分享、业务处理、甚至电子商务。比如我们举办会议,参会者进行线上注册并通过信用卡付费,这就是一种电子商务。

大学的网页再也不像以前那样只起简单的信息展示作用。我们需要塑造良好的品牌,保证校内网页平稳运行,我们需要通过数据分析获悉用户的行为特点,等等。

为让这一切更加系统化地进行,我们在2011年启动了“网页重塑项目”,实施了对网页内容的管理。网页内容仍然由院系提供,但是他们无需再为服务器、网页应用、编程等细节担心。这个项目让我们可以更加方便地管理网页,更加一致地表达信息,以及更加迅速地更新内容和获取反馈。

数据科学专业

你如何看待“数据科学”这个专业?

瓦格纳:我认为数据科学非常重要。通过对数据的深入研究,我们能够更好地认识学校和各部门。例如,数据科学能够帮助我们弄清如何培养卓越教师和学生,以及如何促进学校的发展,但同时也需要综合多方面的技能。通常情况下,擅长数据分析和擅长处理业务的人不可兼得,而数据科学完美地融合了这两个方向人才的技能。数据科学不仅意味着做数据分析和数据表示,还涉及利用诸如数据仪表盘这样的技术去做数据方面的预测。

给内地同行的建议

对于内地高校即将上任的CIO,你有什么建议呢?

瓦格纳:作为学校的CIO,你可能会面临很多的挑战。在城大,学校拥有各种不同职能部门,例如日常管理、人力资源等,各部门都需要有自己的信息管理系统处理业务,但往往忽视了整合彼此数据的必要性。通过搭建底层共享的数据架构,我们可以做到这一点。只有数据在不同部门间进行共享、整合,我们才能充分利用数据科学,并在未来构建更好的应用。

更重要的是,我必须对数据架构有深入的思考。当我接任CIO的那刻起,我就意识到自己必须创建底层统一的数据架构,这也正是我目前正在做的事情。我认为,做数据架构最好的方法是明确学校的核心业务以及其运行方式,使得不同部门的数据可以互通共享。

综合来看,我建议,高校CIO需要做好数据架构设计、明确学校核心业务、管理合作关系,运用已有资源让大家意识到数据共享的重要性。只有这样做,才能有效打破数据使用的壁垒。当做到了以上这些,你将体会到数据在整个学校组织中得以顺畅使用所带来的精彩。

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