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从国外大学园区看优质设施管理

 

什么是设施管理?

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顺着国际设施管理协会(IFMA)对设施管理的定义简单地说,设施管理是人、流程、场地和科技的高度整合,以战略性地支持与满足主营业务需求为管理核心。这在企业,意味着服务于企业现阶段的战略方向,保证人才留住与效率;在学校,意味着为学生创建有助于成长的愉悦学习空间;在医院,意味着营造舒适高效有保障的就医环境。各个行业以此类推。不是装高深,设施管理从理念诞生就是一个综合学科,如果没有整合战略,则不算设施管理,顶多是设施管理局部职能的实现,而这些局部功能,比如建造、维护、安全,古来就有。没有资源整合、业务互补以及战略思维就谈不上设施管理。
作为市场人,深入浅出,我拿我在澳洲的大学UNSW来做过几次例子。大家都上过大学,这种体验式的对比最清楚,也最易理解。

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后勤部和设施管理部——只是名字不同吗?

设施管理在中国的大学叫后勤部,管吃喝拉撒住,跟学生对口的管理人员都是爱管闲事又有点土的阿姨或大叔,对校园设施有什么要求你就别做梦了,完全靠“恩赐”——设施好,你幸,不好,你命。我就是这么上完本科的。总觉得大学后勤部和大多住宅小区物业在不作为和拖沓上同出一母
到了澳洲,这个后勤部在学校里叫设施管理部(Facililty Management Department):学校官网上有完整的设施管理网页,介绍设施管理是大学里最大的非学术部门,管理着从校园建设发展、资产管理、运维管理、空间管理、配套设施服务、活动支持、人身安全等各种事务。这么说可能有点抽象,从业务内容也似乎和国内大学后勤大同小异,但是在实际操作上却有天壤之别。

 

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图书馆,学习休息两相宜

举几个小例子好了。第一个是图书馆。学校的主图书馆有着各种各样的休息座位,我最爱的主图书馆朝阳的窗户那边一大块高高低低铺了很多颜色鲜艳地毯病摆着各种造型布袋沙发的地方。学生们可以各种姿势地躺着那里,晒太阳,睡午觉,插着耳机听音乐。学校设施管理部门意识到,学生对图书馆的需要和以前很不同,电子图书馆和在线的浏览变成学生查找资料的主要渠道后,图书馆成为一个学生可以享受独处时光、可以和少数同学交流,但是随时又可以进入学习状态的地方。
不断改造的图书馆在高层是传统大排大排的书架、小方桌、铜底台灯,而低层则设计为打印区、各种大小的会议室、休息区、独处区,色彩亮丽却有庄重、随便可以一窝就进入学习状态。每年,设施管理部门似乎都在用心地对设施环境做各种改造,以使其更加适合学生和教学。当年用这些设施的时候只知道各种贴心愉快,很多年后接触了设计、人体力学、工作环境行为学等之后,回头看看才知道设施管理部门的匠心独具。而自己对工作环境的敏感也是从那个时候培养出来的。

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周到舒适的通宵工作室

第二个是让我念念不忘的是研究生工作室(Postgraduate Lab)。因为研究生要做项目,项目经常有疯狂的deadline,而且项目这种东西的灵感也不是朝九晚六想逼就逼得出来的,所以学校的研究生工作室都是通宵的——外加部分建筑院和法学院公共区域也是通宵的(学建筑和法律的同学真苦)。这些通宵工作室里,有自动的咖啡和茶水机、质量一流的击打袋、出门角落就是售卖小零食的贩卖机——通宵做项目的同学们神经很脆弱的。在UNSW设施管理的宣传片上,FM部门明确地指出,“让同学们愿意在上课后在学校呆更长的时间进行学习和交流”是他们的重要追求,环境的设计当然要符合这个目标。而在这里,你真的可以舒舒服服地24/7专心在研究上。

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绿色设施,绿色管理

由于有大量的建筑设施需要运营,在澳洲这个对可持续和节能极为重视的国家,能源管理就显得非常重要——这点跟美国很不同。对绿色、节能态度摇摆暧昧的美国是能源的消耗大国,在能源管理上整体的领袖精神和决心比起澳洲或者荷兰这样的国家差得挺远。澳洲缺水,绿色滴灌喷淋和水处理系统的采用率非常普遍。澳洲人民可是对NABERS和Green Star绿色建筑评审系统相当骄傲,完全不把美国的LEED评审放在眼里的噢。
悉尼处在舒适宜人的温带海洋气候带,每个建筑上都装有风能的通风系统。我上学时的8年前,学校建筑里已经有了完备的BA系统,对光照、温度、室内人动都有感应监控。自然光舒适而充足地点亮室内的时候,室内灯光是关闭的,如果需要,可手动的开关和调节。到了傍晚,气温降下来,外面光也暗起来,窗户边的帐幕会自动慢慢展开,减少光污染,室内的光适度亮起。这些默默无闻的设施都不是用来做噱的小花头,学校里所有的设施设备的采购和安装上,都能看到节能环保理念。60多年建校历史的大学,很多项目都是在原有建筑上改造节能设施,在新建建筑上设计应用绿色科技。

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整合才能达到FM全景目标

UNSW的在设施管理的下属分为资产管理、园区服务、不动产计划与建造、不动产管理和战略商业系统五个职能部。这些部门相互协作、相互支持,才有了真正的设施管理。
最体现设施管理整合战略管理思维的部门当属战略商业系统部(Strategy and Business Systems)。这个部门肩负着战略分析、财务、空间管理、采购、市场传播、健康安全等战略性职能。提出市场传播来说,设施管理作为“隐形”的英雄,可不能秉持着’No news is good news’的理念就罢了。细节做得好,够有战略眼光,战略眼光强,还要是远见者,有远见还要能说得漂亮。要能宣传自己,同时要展现部门的企业社会责任和对环境、人文、社会等可持续的关心。下面就是UNSW网站上的一个关于大学内设施管理部门的介绍视频,用活泼的方式show出了FM部门的重要价值。一千页的performance报告都不如一个直击设施管理价值点动画视频的传播力强。

学校“主营业务”目的是让学生能够在最好的环境下,高效、高创造力的进行学习,而设施管理则悉心地根据学校的发展和各个系部要求的变化创造这样的环境。唯有整合管理才能使管理者坚实的目标和远景得以实现——最好地服务于学生使他们乐于在学校学习和研究,吸引更多优质的学生和老师成为学校的一员。而这则会提升学校的知名度和品牌,从而使其获得更多的有益资源。在这个良性循环中,设施环境起着重要的感官和经验作用——想想那些为了活力十足的园区而去谷歌上班的年轻人们和因叹息桥而平添了几分哲思而对牛津念念不忘的学者们就是了。
在务实条件相似的基础上,会在谷歌和雅虎做出选择的中高层员工,或者在牛津和伯克利中做选择的学者,看重的则是一种成长的氛围和对环境的情愫。这在今天的脑力劳动者群体中尤其明显。

From Campus to Campus 从校园到园区

这几年,中国经济发展在国际上夺人眼球,中国的大学也越来越多地登上全球大学的百强年度榜单。学术能力和知名度或有所增加,可我们顶尖大学的管理还是机关腔,僵硬陈腐,像是从老居委会转业去的。或许国有巨头某石化某钢铁还可以仗着市场大资源足去姑息环境和设施管理对企业的短期影响,学校,这个以赋予学生的创造力、启发力和知识为目标的机构体系却更该早日看到设施管理的力量。
而且,我一直觉得产业园区中“园区”一词(campus)就是最早的职场精英们对校园生活和青春学习研究状态念念难忘因而引渡过来的词呢。看来设施管理还有很多可以从学校里借鉴!

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